„Mail w 2 minuty zamiast 15”
Jak napisać maila z AI w 2 minuty
Odcinek 2.1 kursu AI SKILL. Prowadzi Grzegorz Wysocki, praktyk AI i CEO agencji emedia.
O czym jest ten odcinek
Żeby napisać maila z AI w 2 minuty, podajesz w jednym poleceniu cztery informacje: kim jesteś, do kogo piszesz, jakim tonem i jakie są konkrety, a gotowy tekst czytasz do końca i poprawiasz w nim jedno zdanie. Najwięcej czasu oddajesz przy mailach, które piszesz co tydzień prawie tak samo.
Maila, którego piszesz co tydzień prawie tak samo, zlecasz AI w czterech zdaniach: kim jesteś, do kogo piszesz, jakim tonem i jakie są konkrety. Ty decydujesz, co ma być w mailu, a AI dobiera słowa. Tak samo działa to w mailach do zespołu, w obsłudze klienta i w codziennej korespondencji w sprzedaży.
Czego się nauczysz
- Podasz AI cztery informacje potrzebne do dobrego maila.
- Dostaniesz z nich rutynowy mail gotowy do przeczytania.
- Poprawisz w nim jedno zdanie, zanim go wyślesz.
Pytania o ten temat
Czy maila napisanego przez AI można od razu wysłać?
Lepiej nie, bo to wersja robocza. AI dobiera słowa, ale potrafi przekręcić termin albo dopisać coś, czego nie było w poleceniu. Czytasz całość i poprawiasz, przy dobrym poleceniu zwykle wystarcza jedno zdanie.
Jak sprawić, żeby mail z ChatGPT nie brzmiał sztywno?
Napisz wprost, do kogo piszesz i jakim tonem, na przykład „krótko i życzliwie, najwyżej sześć zdań”. Bez tych dwóch informacji AI pisze jak do obcego urzędu. W Claude działa to tak samo, a jeśli wynik dalej jest zbyt oficjalny, odpisz AI jednym zdaniem, co ma zmienić.
Czy muszę podawać AI nazwisko adresata?
Nie musisz. Imię wystarczy, a nazwisk, haseł i numerów AI do napisania maila nie potrzebuje. Nazwisko dopisujesz w programie pocztowym przed wysłaniem, razem z ostatnim przeczytaniem całości.
Co dalej
- Gdy polecenie raz zadziała, zapisz je jako przycisk i używaj co tydzień bez pisania od nowa.
- Na maile, które odkładasz od kilku dni, jest osobny sposób: jak napisać trudnego maila z pomocą AI.
- Jeśli chcesz, żeby maile od AI brzmiały jak Twoje, naucz AI swojego stylu pisania.
Poprzedni odcinek: Masz swojego pracownika. Następny odcinek: Długi dokument w 3 punktach.
To odcinek kursu AI SKILL: krótkie odcinki, zadanie na minutę pod każdym i praca na Twoich własnych sprawach, w ChatGPT albo Claude. Zobacz cały kurs i dołącz do grupy założycielskiej.
Notatki do odcinka
Jak to zrobić krok po kroku
Krok 1. Wybierz maila, który wraca co tydzień
Zacznij od maila, który piszesz regularnie: prośby o dokumenty, przypomnienia o terminie albo potwierdzenia spotkania. Przy takim mailu za każdym razem zastanawiasz się od nowa, jak to ująć, i właśnie tę część bierze na siebie AI. To, co ma się w mailu znaleźć, dalej ustalasz Ty. Jeśli nie wiesz, od którego maila zacząć, zajrzyj do folderu wysłanych i poszukaj tematu, który wraca w kolejnych tygodniach.
Krok 2. Podaj cztery informacje w czterech zdaniach
Każda informacja to jedno zdanie: kim jesteś, do kogo piszesz, jakim tonem i jakie są konkrety, czyli sprawa i najwyżej trzy punkty z terminem. Imię adresata wystarczy, nazwisk, haseł i numerów AI do napisania maila nie potrzebuje. Kolejność informacji zostaw taką samą, bo łatwiej wtedy sprawdzić, czy żadnej nie brakuje.
Krok 3. Przeczytaj wersję roboczą i popraw jedno zdanie
Mail od AI to wersja robocza, czyli gotowy tekst, który czeka, aż go przeczytasz. Czytasz go do końca, sprawdzasz termin i nazwy dokumentów, a zdanie, które ująłbyś inaczej, piszesz po swojemu. Polecenie zapisujesz w notatkach, bo przy następnym takim mailu zmienisz w nim tylko konkrety. Gdy za każdym razem poprawiasz to samo zdanie, dopisz do polecenia, jak ma brzmieć.
Przykład z mojej pracy
W mojej agencji AI przygotowało dla klientów 36 maili z wynikami miesiąca i żadnego samo nie wysłało. Pierwszą wersję, która miała kilkanaście słów i jedno wypunktowanie, odrzuciłem. Druga powstała ze stałego schematu: do kogo i jakim zwrotem, osobna część na każdą usługę, kilka punktów z liczbami i firmowa stopka. Ustaliliśmy, że w takim mailu są tylko liczby, które klient sam widzi u siebie w panelu. Wszystkie maile czekały w mojej skrzynce jako wersje robocze, czytałem je i dopiero wtedy wysyłałem.
Najczęstsze błędy
- Wysyłanie maila od AI bez czytania do końca, bo brzmi gładko, choć termin albo nazwa dokumentu mogą się różnić od tego, co miałeś na myśli.
- Pomijanie konkretów, przez co AI nie wie, o jakie dokumenty chodzi ani do kiedy, i zostawia w mailu puste miejsca w nawiasach.
- Niepodanie tonu, po którym AI wybiera go samo i mail do nowej osoby w zespole wychodzi sztywny jak pismo z kadr.