„Od której wiadomości zacząć po urlopie”
Jak ogarnąć skrzynkę mailową po urlopie z AI
Odcinek 4.5 kursu AI SKILL. Prowadzi Grzegorz Wysocki, praktyk AI i CEO agencji emedia.
O czym jest ten odcinek
Skrzynkę mailową po urlopie ogarniesz z AI, gdy wkleisz zaległe wiadomości bez danych osobowych i poprosisz o cztery kupki: pilne, do odpowiedzi, do przeczytania i do kosza, razem z kolejnością, od czego zacząć. Najważniejsze jest zdanie, że wiadomość wyglądająca jak reklama, ale z terminem albo groźbą wyłączenia usługi, trafia do pilnych.
Po urlopie trudno zgadnąć, od której wiadomości zacząć. Dajesz AI zaległe maile i prosisz o cztery kupki: pilne, do odpowiedzi, do przeczytania i do kosza, razem z kolejnością. Pilna sprawa, która wygląda jak reklama, trafia na górę, zanim odpiszesz na cokolwiek.
Czego się nauczysz
- Poprosisz AI o podział zaległych wiadomości na cztery kupki.
- Dostaniesz kolejność, od której wiadomości zacząć.
- Wyłowisz pilną sprawę, zanim zaczniesz odpisywać.
Pytania o ten temat
Czy ChatGPT może sam przeczytać moją skrzynkę mailową?
Zwykły czat nie zagląda do Twojej poczty, dopóki niczego z nim nie połączysz, więc wiadomości wklejasz sam. Połączenie czatu ze skrzynką to osobna decyzja, którą warto podjąć świadomie i zgodnie z zasadami firmy. Na start wystarczy ręczne wklejenie, które daje Ci pełną kontrolę nad tym, co AI widzi.
Czy AI oszczędzi mi czas przy zaległej poczcie?
Przy kilku mailach raczej nie, bo przygotowanie i wklejanie zajmuje chwilę. Zysk jest gdzie indziej: pilna wiadomość nie ginie między reklamami. Przy pełnej skrzynce po urlopie wiesz od razu, od czego zacząć, i nie odpisujesz na drobiazgi, gdy coś ważnego czeka.
Czy AI może źle ocenić, co jest pilne?
Może, szczególnie gdy wiadomość jest krótka albo dotyczy sprawy, której kontekstu AI nie zna. Dlatego prośba mówi wprost, co uznajesz za pilne, a kosz przeglądasz sam. Kolejność od AI to propozycja, ostatnie słowo masz Ty, a gdy AI pomyli się w ocenie, dopisz w prośbie, czego nie przegapić następnym razem.
Co dalej
- Przed wklejeniem maili zobacz, jak ukryć dane osobowe przed wklejeniem do AI w kilka sekund.
- Gdy wiesz już, na co odpisać, przyda się odcinek o tym, jak napisać maila z AI w 2 minuty.
- Kiedy zechcesz, żeby AI pilnowało poczty stale, poznaj agenta AI, który czeka na Twoją zgodę.
Poprzedni odcinek: Porównaj dwie rzeczy. Następny odcinek: Wyjaśnij mi to jak koledze.
To odcinek kursu AI SKILL: krótkie odcinki, zadanie na minutę pod każdym i praca na Twoich własnych sprawach, w ChatGPT albo Claude. Zobacz cały kurs i dołącz do grupy założycielskiej.
Notatki do odcinka
Jak to zrobić krok po kroku
Krok 1. Przygotuj wiadomości do wklejenia
Skopiuj kilkanaście albo kilkadziesiąt zaległych wiadomości do jednego tekstu. Usuń hasła i numery, a nazwiska zamień na „Klient A”, „Klient B”. To trochę trwa, więc ten sposób opłaca się przy pełnej skrzynce i nieznanych nadawcach, a pięć maili od znajomych przejrzysz szybciej sam. Nie wklejaj wiadomości z załącznikami pełnymi cudzych danych.
Krok 2. Poproś o cztery kupki i kolejność
Wklej wiadomości do ChatGPT albo Claude i dodaj prośbę z odcinka. Ostatnie zdanie wyławia sprawy, które łatwo przeoczyć, bo ich temat brzmi jak reklama albo powiadomienie. Odpowiedź z uzasadnieniem pokazuje, dlaczego AI postawiło daną wiadomość na górze. Jeśli w Twojej pracy pilne jest coś jeszcze, na przykład wiadomość od konkretnego działu, dopisz to w prośbie.
Krok 3. Przejrzyj sam kupkę do kosza
Zacznij od pilnych, zanim odpiszesz na cokolwiek innego, nawet jeśli w skrzynce czekają miłe wiadomości od znajomych. Kupkę do kosza przejrzyj jeszcze własnymi oczami, bo za skasowane wiadomości odpowiadasz Ty, a AI może źle ocenić nadawcę. Dopiero potem usuń to, co naprawdę jest zbędne. Prośbę zapisz w notatce, bo przyda się po każdym dłuższym wyjeździe i po weekendzie z pełną skrzynką.
Przykład z mojej pracy
W naszej firmowej skrzynce leżało ostrzeżenie o zawieszeniu konta reklamowego klienta. Leżało dziewięćdziesiąt dni między gratulacjami a zaproszeniami na webinary i nikt się nim nie zajął. Obok były wiadomości o blokadzie produktów i nieudanych płatnościach. Dziś tę skrzynkę co piętnaście minut czyta program, dzieli maile na pilne, ważne i szum i alarmuje o pilnych. Nikt tam nie tracił czasu na czytanie, problemem była jedna pilna sprawa schowana między reklamami. Na nagraniu do tego odcinka czat na pierwszym miejscu postawił wiadomość, którą sam odłożyłbym na później, bo jej temat brzmiał jak reklama.
Najczęstsze błędy
- Odpisujesz na wiadomości od góry skrzynki, a pilna sprawa z groźbą wyłączenia usługi czeka na dole, aż minie jej termin.
- Wklejasz maile z prawdziwymi nazwiskami, hasłami i numerami, zamiast je wcześniej usunąć albo zamienić na „Klient A”, co zajmuje kilka sekund.
- Kasujesz całą kupkę do kosza bez przejrzenia, chociaż AI wrzuciło tam wiadomość od ważnego nadawcy, którego nie znało.