Strona główna

Epizod 3: Komunikacja

„Krótko do szefa”

Jak napisać krótką wiadomość do szefa z AI

Odcinek 3.5 kursu AI SKILL. Prowadzi Grzegorz Wysocki, praktyk AI i CEO agencji emedia.

O czym jest ten odcinek

Krótką wiadomość do szefa z AI piszesz tak: wklejasz swój tekst do czatu i prosisz o układ, w którym na górze jest to, czego chcesz, pod spodem najwyżej trzy powody, a na końcu jedno pytanie na tak albo nie. Historia sprawy trafia na sam dół, a Ty sprawdzasz, czy pierwsze zdanie mówi wprost, o co prosisz.

Długi mail do szefa często zostaje bez odpowiedzi, bo nie widać w nim, czego chcesz. Układasz go inaczej: na górze prośba, pod spodem najwyżej trzy powody, na końcu jedno pytanie na tak albo nie. Jednym zdaniem prosisz AI, żeby tak przebudowało Twój tekst, a Ty sprawdzasz pierwsze zdanie.

Czego się nauczysz

Pytania o ten temat

Jak napisać maila z prośbą do przełożonego?

Zacznij od tego, czego chcesz, na przykład od propozycji przeniesienia zebrania na inny dzień. Pod spodem podaj najwyżej trzy powody, a na końcu zadaj jedno pytanie, na które można odpowiedzieć tak albo nie. Szczegóły i historię sprawy zostaw na dole dla chętnych, a reszta wiadomości niech służy temu, żeby szef mógł powiedzieć „tak” bez dopytywania.

Dlaczego szef nie odpowiada na moje maile?

Częsty powód jest prosty: z pierwszych zdań nie wynika, czego od niego chcesz. Długa wiadomość wygląda na staranną, ale prośba pojawia się w niej dopiero na końcu i łatwo ją przeoczyć. Przenieś ją na górę i zakończ pytaniem na tak albo nie, a szef po pierwszym zdaniu będzie wiedział, o co chodzi, i odpisze jednym słowem.

Czy szef pozna, że wiadomość przebudowało AI?

Fakty i prośba są Twoje, AI zmienia tylko kolejność. Czasem dorzuca jednak zwroty, których nie używasz, i wtedy tekst brzmi obco. Przeczytaj całość i zamień takie miejsca na swoje słowa, zanim klikniesz „Wyślij”, a na przyszłość doklejaj do prośby krótki opis swojego stylu.

Co dalej

Poprzedni odcinek: Odpowiedź na zdenerwowanego klienta. Następny odcinek: Naucz AI swojego stylu.

To odcinek kursu AI SKILL: krótkie odcinki, zadanie na minutę pod każdym i praca na Twoich własnych sprawach, w ChatGPT albo Claude. Zobacz cały kurs i dołącz do grupy założycielskiej.

Notatki do odcinka

Jak to zrobić krok po kroku

Krok 1. Napisz wiadomość po swojemu

Nie przepisuj jej ręcznie na nowy układ. Napisz tak, jak Ci wygodnie, nawet jeśli prośba ląduje na samym końcu. Przed wklejeniem do ChatGPT albo Claude usuń nazwiska, hasła i numery, a imiona zamień na „Kolega A”.

Krok 2. Poproś AI o inny układ

Wklej wiadomość i dopisz pod nią jedno zdanie z układem. Słowa „niczego nie dodawaj” są ważne, bo AI przy przebudowie lubi dopisać powód, którego nie podałeś. Zdanie zapisz w notatkach, przyda się przy każdej następnej wiadomości do przełożonego.

Krok 3. Sprawdź pierwsze zdanie i pytanie

Szef często czyta dwa pierwsze zdania w telefonie między spotkaniami. Sprawdź, czy z pierwszego zdania od razu wynika, czego chcesz, i czy na pytanie z końca da się odpisać jednym słowem. Wykreśl wszystko, czego nie było w Twojej wersji. Jeśli AI ułożyło pytanie inaczej, niż chcesz, popraw je sam, bo to na nie szef odpowiada.

Przykład z mojej pracy

Poprosiłem kiedyś AI, żeby rozpisało strukturę mojej firmy na kolejny rok. Dostałem dokument w dwunastu częściach, pełen tabel. Odpisałem, że tekstu jest za dużo i że wolę diagramy i podsumowania. Druga wersja zaczynała się od krótkiego podsumowania, a kończyła trzema sprawami do mojej decyzji, i tę wersję przyjąłem. W tej historii to ja byłem szefem, a Twój szef czyta podobnie.

Najczęstsze błędy

  • Chowasz prośbę w ostatnim zdaniu długiej wiadomości, więc szef czyta początek, nie widzi, czego chcesz, i odkłada odpowiedź.
  • Podajesz pięć albo sześć powodów, choć trzy najmocniejsze wystarczą, żeby szef mógł się zgodzić bez dopytywania.
  • Kończysz otwartym pytaniem w rodzaju „co o tym myślisz?”, na które nie da się odpisać jednym słowem z telefonu.