„Jak odmówić i nie spalić relacji”

Jak grzecznie odmówić w mailu z pomocą AI

Odcinek 3.3 kursu AI SKILL. Prowadzi Grzegorz Wysocki, praktyk AI i CEO agencji emedia.

O czym jest ten odcinek

Grzecznie odmówić w mailu z pomocą AI możesz w czterech krokach: podziękuj, że ktoś pomyślał o Tobie, powiedz jasne „nie”, podaj jeden powód w jednym zdaniu i zaproponuj alternatywę. Opisujesz AI swoją sprawę w jednym zdaniu, dodajesz te cztery kroki, a AI pisze słowa odmowy w tej kolejności.

Odmawiasz krótko, nie tłumaczysz się i nie zgadzasz się wbrew sobie, a druga osoba nie zostaje z niczym. Odmowa ma cztery kroki w stałej kolejności: docenienie, jasne „nie”, powód w jednym zdaniu i alternatywa. Podajesz je AI razem z opisem sprawy, a ono pisze słowa, czy to do klienta, czy do kolegi.

Czego się nauczysz

Ułożysz odmowę w czterech krokach w stałej kolejności.
Dodasz do jasnego „nie” alternatywę, żeby nie zamykać rozmowy.
Poprosisz AI o tekst odmowy według tych kroków i opisu Twojej sprawy.

Pytania o ten temat

Jak odmówić klientowi, żeby go nie stracić?

Podziękuj za zaufanie, odmów jasno, podaj jeden powód i od razu zaproponuj inne wyjście, na przykład późniejszy termin. Alternatywa sprawia, że rozmowa trwa dalej, a klient wie, na czym stoi. W prośbie do AI dopisz, czy zwracasz się do klienta per pan albo pani, a przed wysłaniem sprawdź, czy alternatywa jest czymś, co naprawdę możesz dać.

Czy w odmowie trzeba podawać powód?

Jeden powód pomaga, bo druga osoba rozumie odmowę i nie bierze jej do siebie. Wystarczy jedno zdanie, na przykład że do 16 kończysz raport na dziś. Kilka powodów brzmi już jak usprawiedliwianie się i zaprasza drugą stronę do podważania każdego z nich.

Czy AI może samo wymyślić alternatywę?

Może podsunąć pomysły, ale nie zna Twojego kalendarza ani tego, na co się zgadzasz. Jeśli zostawisz mu wybór, potrafi zaproponować termin albo pomoc, której nie dasz rady dać. Alternatywę wpisz więc sam, na przykład późniejszy termin albo gotowy wzór, z którego druga osoba skorzysta bez Ciebie, a AI niech tylko ułoży ją w zdanie.

Co dalej

Ta sama odmowa może brzmieć różnie, więc wybierz ton wiadomości: ciepły, rzeczowy albo stanowczy.
Cztery kroki odmowy łatwo zgubić, dlatego zrób sobie przycisk z gotową prośbą do AI.
Gdy po drugiej stronie jest ktoś zły, odpisz zdenerwowanemu klientowi, zaczynając od tego, o co mu chodzi.

Poprzedni odcinek: Trzy tony jednej wiadomości. Następny odcinek: Odpowiedź na zdenerwowanego klienta.

To odcinek kursu AI SKILL: krótkie odcinki, zadanie na minutę pod każdym i praca na Twoich własnych sprawach, w ChatGPT albo Claude. Zobacz cały kurs i dołącz do grupy założycielskiej.

Notatki do odcinka

Jak to zrobić krok po kroku

Krok 1. Opisz sprawę jednym zdaniem

Napisz, kto prosi, o co i na kiedy, na przykład kolega z działu chce zestawienia na dziś. Nie wpisuj nazwisk, wystarczy rola. Jedno zdanie wystarczy, bo AI ma napisać krótką odmowę, a długi opis zachęca je do długiego tłumaczenia się. Jeśli piszesz do klienta, dodaj, czy zwracasz się per pan, per pani, czy po imieniu.

Krok 2. Podaj cztery kroki i swoją alternatywę

Wklej kroki w stałej kolejności i sam wpisz alternatywę, czyli inne wyjście, które proponujesz: późniejszy termin albo gotowy wzór. AI nie wie, co możesz zaproponować, i jeśli każesz mu to wymyślić, może obiecać coś, czego nie zrobisz.

Krok 3. Sprawdź kolejność i fakty

Przeczytaj odmowę i zobacz, czy kroki stoją tam, gdzie trzeba. Alternatywa przed „nie” wygląda jak zgoda, a powód przed „nie” brzmi jak tłumaczenie się. Sprawdź też, czy AI nie dopisało powodu albo terminu, którego nie podałeś. Jeśli kolejność się rozjechała, wklej kroki jeszcze raz i poproś o poprawkę.

Przykład z mojej pracy

Około stu osób pobrało mój poradnik i chciałem do każdej z nich wysłać prywatną wiadomość, więc poprosiłem o pomoc AI. Najpierw sprawdziło, czy te osoby kiedykolwiek mi odpisały, i wyszło, że nikt. Potem odmówiło i podało jeden powód: za taką wysyłkę platforma mogła mi odebrać konto, które dopiero co odzyskałem. W zamian podpowiedziało, jak dotrzeć do tych ludzi zgodnie z zasadami. Przyjąłem tę odmowę bez żalu, bo miała jasne „nie”, powód i inne wyjście.

Najczęstsze błędy

Tłumaczysz się kilkoma powodami naraz, a każdy kolejny brzmi jak zaproszenie do negocjacji.
Piszesz „może” albo „zobaczę”, więc druga osoba czeka na odpowiedź i wraca z tą samą prośbą.
Kończysz na samym „nie”, bez alternatywy, i rozmowa urywa się na Twojej odmowie.