„Trzy tony jednej wiadomości”
Ton wiadomości z AI: ciepły, rzeczowy, stanowczy
Odcinek 3.2 kursu AI SKILL. Prowadzi Grzegorz Wysocki, praktyk AI i CEO agencji emedia.
O czym jest ten odcinek
Ton wiadomości z AI wybierasz jednym słowem na początku prośby, „ciepło”, „rzeczowo” albo „stanowczo”, zanim AI napisze pierwsze zdanie. Jeśli jeszcze nie wiesz, jak ma zabrzmieć wiadomość, poproś o trzy wersje tej samej treści i wybierz tę, po której adresat dotrzyma terminu i nadal będzie chciał z Tobą pracować.
Ta sama wiadomość może brzmieć ciepło, rzeczowo albo stanowczo. W odcinku słyszysz różnicę na trzech wersjach jednego tekstu, a potem wybierasz ton jednym słowem na początku prośby. Przydaje się to w mailach do klientów, w odpowiedziach w sprzedaży i wszędzie tam, gdzie AI pomaga Ci w komunikacji.
Czego się nauczysz
- Rozpoznasz w jednej wiadomości ton ciepły, rzeczowy i stanowczy.
- Poprosisz AI o trzy wersje tonu, gdy jeszcze nie wiesz, którego chcesz.
- Wybierzesz ton jednym słowem na początku prośby, zanim AI zacznie pisać.
Pytania o ten temat
Jak sprawić, żeby ChatGPT nie pisał tak słodko?
Zacznij prośbę od słowa „rzeczowo” i dopisz, czego nie chcesz, na przykład wykrzykników i komplementów. Jeśli w Twojej pracy przeszkadzają konkretne słowa, spisz je raz i doklejaj do prośby. Tak robimy w agencji z listą słów zakazanych w raportach, spisaną raz, żeby nie wykreślać tych słów w każdym tekście.
Czym różni się ton rzeczowy od stanowczego?
Rzeczowa wiadomość zaczyna się od faktu i terminu, a stanowcza od razu mówi, czego potrzebujesz i do kiedy. Treść jest ta sama, zmienia się wrażenie: rzeczowa informuje, stanowcza stawia wymaganie. Stanowczy ton przydaje się, gdy ktoś kolejny raz nie dotrzymał słowa, a rzeczowy sprawdza się w większości codziennych spraw z klientami i zespołem.
Czy AI zawsze trafi w ton, o który proszę?
Nie zawsze, bo zdarza się, że „stanowczo” wychodzi za ostro, a „ciepło” zbyt słodko. Wtedy wskaż AI zdanie, które nie pasuje, i poproś o jego poprawienie, zamiast przepisywać całość samemu. Zanim wyślesz, przeczytaj wiadomość tak, jakbyś to Ty miał ją dostać.
Co dalej
- Jeśli wiadomość nie chce ruszyć, zacznij trudnego maila od kilku szczerych zdań dla AI.
- Gdy ton już pasuje, naucz AI pisać Twoim stylem na podstawie Twoich maili.
- Ton, którego używasz najczęściej, zapisz w instrukcji dla asystenta w czterech zdaniach, żeby nie powtarzać go w każdej prośbie.
Poprzedni odcinek: Mail, który piszesz od trzech dni. Następny odcinek: Jak odmówić i nie spalić relacji.
To odcinek kursu AI SKILL: krótkie odcinki, zadanie na minutę pod każdym i praca na Twoich własnych sprawach, w ChatGPT albo Claude. Zobacz cały kurs i dołącz do grupy założycielskiej.
Notatki do odcinka
Jak to zrobić krok po kroku
Krok 1. Poproś o trzy wersje tej samej wiadomości
Opisz sprawę w jednym albo dwóch zdaniach, na przykład że stały klient od tygodnia spóźnia się z materiałami, i podaj termin, którego potrzebujesz. Poproś o trzy wersje, w których sprawa i termin są takie same, a zmienia się tylko brzmienie. Wtedy usłyszysz różnicę na własnej sprawie, z prawdziwym terminem i prawdziwym adresatem.
Krok 2. Rozpoznaj ton po pierwszym zdaniu
Ciepła wersja zaczyna się od zrozumienia dla odbiorcy, rzeczowa od faktu i terminu, a stanowcza od razu mówi, czego potrzebujesz i do kiedy. Żadna nie jest zła, więc wybierasz według człowieka po drugiej stronie i tego, co ma się wydarzyć po wiadomości. Zapamiętaj, którą wersję wybrałeś, bo to podpowiedź, jakim tonem najchętniej piszesz w trudnych sprawach.
Krok 3. Następnym razem zacznij od jednego słowa
Gdy wiesz już, jakim tonem chcesz pisać, trzy wersje nie są potrzebne. Zaczynasz prośbę od słowa z tonem i dostajesz jedną wiadomość, którą możesz wysłać. Jeśli wyjdzie w innym tonie, napisz to AI wprost i poproś o poprawkę. Termin i sprawę zawsze podajesz sam, AI ich nie zna.
Przykład z mojej pracy
Dla jednego z klientów mamy w agencji listę słów, których AI nie wolno użyć w raporcie. Są na niej „świetny” i „rewelacyjny”, a do tego słówko „aż”, bo ten klient ceni rzetelność. Musieliśmy to zapisać, bo AI samo wybiera ton i zwykle z nim przesadza. Dlatego ton ustalamy raz, z góry, i nie poprawiamy go w każdym raporcie.
Najczęstsze błędy
- Prosisz o wiadomość bez słowa o tonie, więc AI wybiera go samo i często zaczyna od przesadnie serdecznego zdania.
- Poprawiasz ton w gotowym tekście zdanie po zdaniu, choć wystarczyło jedno słowo na początku prośby.
- Wybierasz wersję według własnej złości, a miarą jest to, czy adresat dotrzyma terminu i dalej będzie chciał z Tobą współpracować.